Korteriühistu raamatupidamine võib olla vormiliselt korras: arved on kajastatud, maksud deklareeritud ja majandusaasta aruanne esitatud. Juhatuse jaoks sellest siiski ei piisa.
Juhatus vastutab ühistu majandamise eest ning peab teadma, milline on ühistu tegelik rahaline seis. Kui palju on ühistul raha, millised kohustused tuleb tasuda, kui suured on korteriomanike võlgnevused ning milleks on ühistu raha kogutud ja kasutatud?
Selleks ei pea juhatuse liige olema raamatupidaja ega oskama kontrollida raamatupidamiskandeid. Küll aga peab ta aru saama, millist infot raamatupidamisest vaadata ja mida see info ühistu majandamise kohta näitab.
Pangakonto jääk ei näita veel ühistu rahalist seisu
Korteriühistu puhul võib pangakontol olla arvestatav summa, kuid see ei tähenda, et kogu raha oleks vabalt kasutatav. Osa rahast võib olla kogutud remondiks või muuks kindlaks otstarbeks ning ühistul võivad samal ajal olla tasumist ootavad arved ja muud kohustused.
Seetõttu tuleb raha vaadata koos sellega, milleks see on kogutud ja millised kohustused ühistul olemas on. Juhatuse jaoks on oluline teada mitte ainult pangakonto jääki, vaid ka seda, milline osa rahast on seotud konkreetse eesmärgiga.
Sama kehtib sihtotstarbeliselt kogutud vahendite, näiteks remondifondi kohta. Juhatusel peab olema võimalik aru saada, kui palju on remondifondi või muu konkreetse eesmärgi jaoks raha kogutud ja milleks seda on kasutatud. Selleks ei ole vaja süveneda raamatupidamise tehnilisse kajastamisse, kuid raha otstarve peab olema juhatusele selge.
Majanduskava annab siin vajaliku tausta, sest selles on kavandatud ühistu tulud, kulud ja tegevused. Raamatupidamine omakorda näitab, kuidas ühistu raha on tegelikult kasutatud.
Võlglased vajavad juhatuse tähelepanu
Korteriomanike võlgnevused on üks neist teemadest, mida ei ole mõistlik jätta ainult korteriühistu raamatupidaja jälgida. Juhatus peab teadma, kui suured on ühistu nõuded korteriomanike vastu ning kas tegemist on värskete või pikemat aega tasumata võlgadega.
Üksnes võlglaste kogusumma ei anna alati piisavat pilti. Ühe kuu tasumata arve ja mitu kuud järjest kasvanud võlg vajavad erinevat tähelepanu. Mida pikemaks võlgnevus kujuneb, seda keerulisem võib olla selle lahendamine ning seda rohkem mõjutab see ühistu enda rahavoogu.
Võlgnevustega tasub seetõttu tegeleda varakult. Esmalt võib piisata võlgnikuga suhtlemisest ja meeldetuletusest. Kui võlg sellele vaatamata kasvab või kokkulepetest kinni ei peeta, peab juhatus otsustama, kuidas nõude sissenõudmisega edasi minna. Pikalt seisma jäänud võlgade puhul tuleb arvestada ka nõuete aegumisega – see tähendab, et teatud aja möödumisel võib võlgnik keelduda nõude täitmisest, tuginedes aegumisele. Oluline on, et võlgnevus ei jääks lihtsalt kuust kuusse raamatupidamisse seisma.
Kohustused näitavad, milleks ühistul raha vaja läheb
Rahalise seisu teine pool on ühistu kohustused. Juhatus peaks teadma, millised arved on tasumata, millised suuremad maksed on ees ning millised pikaajalisemad kohustused, näiteks laenud, ühistul olemas on.
Raamatupidamise ülesanne on need kohustused korrektselt kajastada. Juhatuse jaoks on tähtis, et ta oskaks neid ühistu rahalise seisu hindamisel arvesse võtta.
Reservkapital annab ühistule rahalise puhvri
Korteriühistul peab olema reservkapital vähemalt 1/12 aasta eeldatavatest kuludest. Reservkapital annab ühistule rahalise puhvri olukordadeks, kus tekib ootamatu kulu, osa korteriomanikke viivitab maksetega või tavapärased laekumised ja maksekohustused ajaliselt ei kattu. Juhatusel peab seetõttu olema ülevaade ka reservkapitali suurusest ning sellest, et see ei kaoks igapäevase rahajäägi sisse.
Juhatus ei pea olema raamatupidaja
Juhatuse jaoks on oluline, et ühistu rahaline seis oleks arusaadav: kui palju on raha ja milleks see on kogutud, millised kohustused tuleb täita ning milline on korteriomanike võlgnevuste seis.
Hea korteriühistu raamatupidamine ei tähenda ainult seda, et dokumendid on kirjendatud ja majandusaasta aruanne saab õigel ajal valmis. Raamatupidamine peab andma juhatusele piisavalt selge pildi ühistu majandamisest, et juhatus teaks, milline on ühistu tegelik rahaline olukord.